La première journée d’un nouvel employé en dit long sur votre entreprise. Quand l’ordinateur est prêt, que les comptes fonctionnent et que quelqu’un a expliqué l’essentiel, la personne contribue dès le départ. Quand rien n’est configuré, elle attend pendant des jours, et les raccourcis informatiques pris dans l’urgence deviennent souvent des failles de sécurité.
Utilisez cette liste pour rendre l’accueil informatique uniforme, que vous embauchiez une personne par année ou une par semaine.
Avant la première journée
- Confirmer la date d’entrée en fonction, le poste, le service et le gestionnaire.
- Déterminer les systèmes et les dossiers partagés dont la personne a besoin, selon son rôle.
- Préparer un ordinateur portable ou de bureau : mises à jour, protection des postes, chiffrement activé et logiciels standards installés.
- Créer son adresse courriel et son compte Microsoft 365 ou Google Workspace, puis l’ajouter aux bons groupes et listes de distribution.
- Configurer l’accès aux applications d’affaires : comptabilité, CRM, logiciel de gestion de clinique ou logiciels métiers.
- Commander au besoin un téléphone, un casque d’écoute, un écran ou d’autre matériel.
- Configurer son poste téléphonique ou son téléphone logiciel.
Le premier jour
- Lui faire choisir un mot de passe ou une phrase de passe robuste et enregistrer l’authentification multifacteur.
- Lui montrer comment joindre le soutien informatique et quelles informations inclure dans une demande.
- Configurer le Wi-Fi, les imprimantes et le RPV s’il travaille à distance.
- Expliquer où enregistrer les fichiers pour qu’ils soient sauvegardés.
- Passer en revue vos politiques d’utilisation acceptable, de mots de passe et de télétravail, et les faire signer.
Pendant la première semaine
- Courte formation de sensibilisation à la sécurité : hameçonnage, liens suspects et façon de les signaler.
- Confirmer que toutes les applications fonctionnent et que les permissions sont correctes.
- Ajouter l’appareil à votre inventaire et à votre surveillance.
N’oubliez pas le départ
Quand une personne quitte l’entreprise, l’ordre des étapes compte. Le dernier jour :
- Désactiver ses comptes et fermer toutes ses sessions.
- Retirer ses appareils d’authentification multifacteur et changer les mots de passe partagés qu’elle connaissait.
- Rediriger ou déléguer sa boîte de courriel et transférer les fichiers importants à son gestionnaire.
- Récupérer les ordinateurs, téléphones, clés et cartes d’accès, puis effacer et réattribuer les appareils.
- La retirer des portails de fournisseurs, de l’accès à l’immeuble et des autres systèmes externes.
Les anciens comptes qui restent actifs sont l’une des failles de sécurité les plus fréquentes dans les PME. Notre guide des paramètres de sécurité Microsoft 365 présente d’autres façons de mieux protéger vos systèmes.
Au Québec : ce que la Loi 25 change
Si votre entreprise exerce ses activités au Québec, la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels touche directement l’arrivée et le départ des employés :
- Accès selon le besoin. Les renseignements personnels de vos clients et de vos employés ne devraient être accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour faire leur travail. Des accès attribués selon le rôle, dès le premier jour, facilitent cette exigence.
- Retrait rapide des accès. Un ancien employé qui garde l’accès à un système contenant des renseignements personnels peut mener à un incident de confidentialité, que vous devez consigner dans votre registre et, s’il présente un risque de préjudice sérieux, déclarer à la Commission d’accès à l’information.
- Sensibilisation. Votre politique de gouvernance en matière de renseignements personnels doit préciser les rôles et responsabilités du personnel. La formation d’accueil est le bon moment pour la présenter.
Pour en savoir plus, consultez notre guide pratique de la Loi 25 pour les PME. Ce texte est un guide technique et non un avis juridique.
Rendez le processus répétable
Transformez cette liste en demande standard : les RH ou le gestionnaire transmettent les détails du nouvel employé une semaine à l’avance, et l’équipe TI réalise chaque étape et confirme. Avec nos services TI gérés, HuPrin Systems s’occupe de l’arrivée et du départ des employés pour vous, et notre centre d’assistance 24/7 soutient les nouveaux employés dès leur première connexion. Si vous accueillez plutôt un nouveau fournisseur TI, consultez notre processus d’intégration des clients.
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