Services de soutien administratif pour les entreprises canadiennes
Toute entreprise repose sur du travail administratif : saisir des données, traiter des commandes, tenir les dossiers à jour, répondre aux boîtes de courriel partagées et acheminer les demandes aux bonnes personnes. C’est essentiel, mais cela éloigne votre équipe de vos clients et de votre croissance.
HuPrin Systems offre des services de soutien administratif assurés par une équipe établie au Canada. Que vous ayez besoin de quelques heures d’aide par semaine ou que vous vouliez impartir un processus complet, notre service est bâti autour de vos outils, de vos procédures et de vos normes de qualité.
Qu’est-ce que le soutien administratif?
Le soutien administratif (back office) regroupe les tâches administratives et opérationnelles qui font fonctionner une entreprise en coulisse, par opposition au travail de première ligne comme la vente et le service à la clientèle. En impartissant ces tâches, vous obtenez des personnes formées qui les accomplissent avec exactitude et dans les délais, sans les coûts d’embauche, de formation et de gestion de personnel supplémentaire.
Les tâches administratives que nous prenons en charge
- Saisie et nettoyage de données : dossiers, feuilles de calcul et bases de données saisis, mis à jour et vérifiés.
- Traitement des commandes : commandes saisies, suivies et confirmées, les exceptions étant signalées à votre équipe.
- Tri des billets : demandes entrantes triées, priorisées et acheminées à la bonne personne ou au bon service.
- Gestion des boîtes de courriel : boîtes partagées surveillées, messages traités ou transmis pour que rien ne reste sans réponse.
- Mises à jour du CRM et des dossiers : coordonnées des clients, des comptes et des contacts tenues à jour dans vos systèmes.
- Traitement de documents : formulaires, factures et documents vérifiés, indexés et classés.
- Soutien à la planification : rendez-vous et réservations coordonnés pour votre équipe.
- Rapports : sommaires réguliers des volumes, des délais de traitement et des exceptions.
Votre tâche ne figure pas dans la liste? Si elle suit un processus répétable, nous pouvons généralement la prendre en charge.
Pourquoi impartir votre soutien administratif?
- Libérez votre équipe pour qu’elle se concentre sur les clients, les ventes et le travail qu’elle seule peut faire.
- Augmentez ou réduisez la capacité selon les pointes saisonnières, la croissance ou les projets spéciaux, sans embaucher.
- Une qualité constante, grâce à des procédures documentées et à des vérifications régulières.
- Des coûts prévisibles comparativement au recrutement, à la formation et à la rétention de personnel supplémentaire.
Comment fonctionne notre soutien administratif
- Découverte. Nous apprenons vos tâches, vos outils, vos volumes, vos échéances et vos normes de qualité.
- Documentation. Nous rédigeons des procédures et des listes de vérification détaillées pour chaque tâche, et vous les approuvez.
- Lancement. Nous commençons par un projet pilote sur quelques tâches, examinons les résultats avec vous, puis augmentons le volume.
- Amélioration. Contrôles de qualité, rapports réguliers et ajustements à mesure que votre entreprise évolue.
Sécurité et confidentialité
Le travail administratif touche souvent des renseignements sur les clients, les employés et les finances. Nous travaillons dans vos systèmes existants avec des comptes individuels limités aux accès nécessaires à chaque tâche, nous suivons vos procédures de traitement des renseignements sensibles et nous respectons les exigences canadiennes en matière de protection des renseignements personnels. Comme nous offrons aussi des services TI gérés et de cybersécurité, la sécurité fait partie de notre façon de travailler, et non d’un ajout après coup.
Soutien administratif bilingue
Notre équipe travaille en français et en anglais : nous pouvons traiter des documents, mettre à jour des dossiers et répondre aux courriels dans l’une ou l’autre langue. Ce service se combine bien avec notre service à la clientèle bilingue et notre service de prise d’appels après les heures si vous voulez un seul partenaire pour vos activités de première ligne et administratives.
Avec qui nous travaillons
Nous soutenons des cabinets de services professionnels, des cliniques de santé et dentaires, des détaillants et des entreprises de commerce en ligne, des gestionnaires immobiliers et des fournisseurs de services TI partout au Canada : toute entreprise dont le travail administratif répétitif ralentit l’équipe.
Questions fréquentes
Quelles tâches pouvons-nous impartir?
La plupart des tâches administratives répétables : saisie de données, traitement des commandes, tri des billets, gestion des boîtes de courriel, mises à jour de dossiers, traitement de documents, planification et rapports.
Travaillez-vous dans nos logiciels?
Oui. Nous travaillons dans vos outils actuels, comme votre CRM, votre système de billets, votre logiciel comptable et votre messagerie, pour que rien ne change pour votre équipe ou vos clients.
Prenez-vous de petits volumes de travail?
Oui. Nous répondons autant aux petits besoins à temps partiel qu’aux processus continus plus importants, et nous nous adaptons à l’évolution de votre volume.
Où se trouve votre équipe?
Au Canada, avec notre siège social à Calgary. Nous servons des entreprises partout au pays.
Prêt à confier votre travail administratif? Demandez une consultation gratuite ou appelez le +1 (888) 576-8234.